cours de bureautique
Word
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Auteur : Thibaut BERNARD |
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Mise à jour : dimanche 20 mai 2001.
Sommaire
Formats de caractères (police, style)
Justifications
Marges
Interlignage
Styles de paragraphes
Mode portrait et paysage
Tabulation
Tableau
Bordure
Multicolonnage
Entête et pied page
Notes
Signets
Champs
Fusion et publipostage
Note de l'auteur :
Ce chapitre ne prétend pas être un cours complet mais cherche plutôt à donner les notions de base qui permettent de savoir utiliser Word. Si cet objectif est atteint, tant mieux et je le souhaite.
Les sujets traités sont valables dans la plupart des versions. Seul la dénomination des menus peut changer car, ayant la version 97 au moment de la rédaction de ce présent texte, c'est les appels par les menus spécifiques à cette version qui sont précisés. Mais à ce sujet, dans l'ensemble il ne devrait pas y avoir de grosses différences.
Donc mis à part ces menus, il sera préciser si telle ou telle commande est vraiment spécifique à la version 97.
Vous pouvez toujours me faire part de vos suggestions en m'écrivant.
Autre article à voir : Word et l'euro.
Thibaut BERNARD
Télécharger quelques exemples (format Word 6) des chapitres vus sur cette page.
Les formats de caractères (police, style)
Définition
On entend par format de caractères les attributs d'un texte. C'est-à-dire la police, la taille, le style (romain, gras, l'italique et souligné), les exposants et les indices.
La police ou fonte (termes techniques employés en typographie) désigne le dessin général d'un ensemble de caractères. Les polices les plus connues sont l'arial, le times new roman, le courrier et la gothique.
En ce qui concerne la taille des caractères, la plupart des logiciels utilisent encore les unités de mesure employées en typographie anglaise.
Conversion
Mesure anglaise
1 inch = 2,54 cm = 6 picas, 1 pica = 12 points
1 inch = 72 points (pica)
Mesure typographique française
10 cm = 266 points didot
1 cicéro = 12 points
Pour une taille à 12, cela signifie que le texte aura une hauteur d'environ 4,23 mm. (2,54 cm par 6 pour être plus précis)
Obtention
Sélectionner le texte dont on veut modifier ses attributs.
Sélectionner le menu "format", "caractères".
Justifications
Définition
En ce qui concerne l'alignement des lignes par rapport aux marges, il existe quatre principales façon de placer ces lignes : justifié, centré, placé à gauche, placé à droite.
Justifié
Les espaces entre les mots sont répartis de tel manière que les lignes aient la même longueur.
Centré
Comme son nom l'indique, les textes sont placés au centre de chaque ligne.
Placé à gauche
Les lignes sont alignés à gauche. La partie droite est en dents de scie.
Placé à droite
C'est le contraire du placement à gauche. Les lignes sont alignés à droite et c'est la partie gauche qui est en dents de scie.
Le mode justifié convient pour le corps principal du texte.
Le mode centré sert pour les titres.
Le mode placé à gauche pour les titres d'alinéas.
Et le mode placé à droite pour les signatures de lettres par exemple.
Obtention
Menu "Format", "paragraphe".
Ce qui nous intéresse ici, c'est la partie "Alignement".
À voir
Les marges
Définition
Une marge est l'espace qu'il y a entre le bord de la feuille et l'ensemble du texte.
Il faut distinguer les marges générales des retraits de paragraphes.
Un retrait est l'espace supplémentaire donné à un paragraphe.
Obtention
Marge générale
Menu "Fichier" "Mise en page".
Il y a quatre marges sur une feuille, celle du haut, du bas, de gauche et celle de droite.
Retraits de paragraphes
Menu "Format" "paragraphe".
Il y a le retrait à gauche et celui de droite. Un retrait supplémentaire peut être donné à la première ligne.
À voir
L'interlignage
Définition
Sur Word, un interlignage est la distance qu'il y a entre le haut d'une ligne et le haut de la ligne suivante. En typographie l'interlignage peut aussi désigner l'espace qu'il y a entre deux lignes de textes.
Il y a aussi l'espace supplémentaire situé entre chaque paragraphe. Dans le menu "Format" "paragraphe", l'espacement avant et après désigne cet espace supplémentaire.
Obtention
Menu "Format" "paragraphe".
À voir
Les styles de paragraphes
Définition
Dans tout un document les paragraphes ont la même allure :
Les caractères sont composés dans le même style (police, taille, gras ou italique).
Pour le corps principal du texte, les lignes sont justifiées. La première ligne a un certain retrait.
Les titres de chapitre par exemple sont centrés.
Les paragraphes en retrait ont une marge plus importante.
Avec une mise en page régulière, cela permet du premier coup d'œil de distinguer les principaux éléments du document tout au long de sa lecture.
Tout au long de la composition, au fur et à mesure de la saisie du texte, on pourrait manuellement régler les paramètres de chaque paragraphe (son style de caractère, sa justification ou ses retraits).
Mais voilà, une fois tout le document saisi, on s'aperçoit que les paramètres des principaux types de paragraphes ne conviennent pas. Pour le corps du texte il faut par exemple augmenter un peu le retrait de la première ligne de chaque paragraphe. Ou bien augmenter ou diminuer l'interlignage.
Pour un gros document (de plus d'une dizaine de pages) ce travail serait fastidieux si l'on devait reporter paragraphe par paragraphe les mêmes modifications. Car si l'on sélectionne tout le document pour modifier les paramètres, l'inconvénient est que tout changement de paramètre se répercute sur tout le texte. Alors que ce qui nous intéresse c'est de modifier que les titres d'alinéas par exemple.
Utilisation des styles de paragraphe
Pour ce faire, il faut utiliser les styles de paragraphes (menu "Format" "Style").
Il faut créer un style pour chaque type de paragraphe (titre de chapitre, titre d'alinéa, paragraphes en retrait, corps principal du texte, table des matières, etc).
Pour chaque style, on va pouvoir régler les paramètres (caractères, justification, interlignage, tabulation, etc).
Si ultérieurement un paramètre ne convient pas, il suffit de retourner dans le menu "Format" "Style" pour modifier le style. Après validation, les modifications sont automatiquement reportés à tous les paragraphes définis par le style modifié.
Obtention
Gestion des styles de paragraphes
Menu "Format" "Style".
Sélection d'un style pour un paragraphe
Placer le curseur sur le paragraphe.
Dans le menu "Format" "Style", choisir un style, puis l'appliquer. Si Word a été correctement installé, dans la barre des boutons, on peut aller sélectionner le style.
Mode portrait et paysage
Définition
On peut imprimer tout un texte dans le sens verticale ou horizontale de la feuille.
Les termes portrait et paysage sont par analogie en rapport avec le sens utilisé en peinture pour la disposition des feuilles.
Exemple :
Pour un être humain la hauteur est plus grande que la largeur. On dessine le portrait de quelqu'un.
Pour un paysage c'est la largeur qui est plus grande que la hauteur.
Le choix du mode portrait ou paysage permet donc de définir l'orientation générale du texte sur la feuille.
Obtention
Menu "Fichier" "Mise en page". Voir l'orientation dans la partie taille.
Tabulation
Avant de lire cet article revoir celui sur les justifications.
Définition
Une tabulation est un code qui va forcé le texte à se placer une position déterminée sur la ligne. Il y a quatre types de tabulations, les tabulations droites, gauches, centrées et décimales.
Tabulation droite :
Sur plusieurs lignes, les textes sont alignés à droite sur la position déterminée.
La tabulation droite désigne la position de droite.
Tabulation gauche :
Sur plusieurs lignes, les textes sont alignés à gauche sur la position déterminée.
La tabulation gauche désigne la position de gauche.
Tabulation centrée :
Sur plusieurs lignes, les textes sont centrés sur la position déterminée.
La tabulation centrée désigne la position du milieu du texte.
Tabulation décimale :
Pour des nombres décimaux, dans le plan vertical, les virgules sont positionnées sur la valeur indiqué par la tabulation décimale.
Avant de saisir le texte, il est conseillé de d'abord définir la position des tabulations.
Obtention
Menu "Format" "Tabulations".
Exemple d'application, une table des matières
On remarque que chaque ligne d'une table des matières est composée du titre de chapitre, des points de conduite et des numéros de pages.
L'erreur commise au début est de composer le titre, de placer quelques points, un espace puis le numéro de page. L'inconvénient majeur de ce type de saisie est que les numéros de pages ne sont jamais parfaitement alignés à droite.
Composition correcte :
Dans ce cas avant toute composition, il faut sur une ligne vide définir deux tabulations.
La première tabulation, une tabulation droite avec des points de conduite. Cette tabulation sera positionnée à 15 cm par exemple.
Une deuxième tabulation droite, sans point de conduite, cette fois ci placée à 16 cm.
À partir de ce moment on peut composer notre table des matières de la façon suivante :
Placer le curseur où l'on a défini les deux tabulations.
Saisir le titre de chapitre, taper deux fois sur la touche "tabulation".
Puis saisir notre numéro de page.
Ce qui donnera un texte de ce style :
On est sûr que les points de conduites et les numéros seront parfaitement alignés à droite.
À voir
Avec les tabulation on peut notamment construire une table des matières. Pour cela il faut parfaitement maîtriser les entêtes et pieds de page, les signets et l'insertion de champs (code renvoipage). En cas de mise à jour du document (insertion ou suppression de page par exemple), cela permet de mettre à jour les numéros de page dans la table des matières ou bien dans les renvois (voir le chapitre toto en page x par exemple).
Tableau
Définition
Un tableau est une composition en ligne et en colonne. Un tableau permet de mettre en page un emploi du temps ou une mini base de données par exemple.
Pour la saisie du contenu des cases, il est conseillé de réserver la première ligne aux titres des colonnes. Pour deux raisons, le fractionnement du tableau sur plusieurs pages (voir paragraphe ci-après sur le fractionnement de tableau sur plusieurs pages) ou pour les publipostages (voir l'article sur la fusion et publipostage).
Composition
Le plus simple, c'est d'abord, sur une ligne vide, de mettre quelques tabulations (autant que de colonnes souhaitées).
Sélectionner la ligne, puis dans le menu "Tableau", demander "Convertir texte en colonne".
Partant de là, on peut placer du texte dans chaque case.
Fractionnement sur plusieurs pages
Dans le cas où le tableau ne tiendrait pas sur une page, il est fractionné sur plusieurs pages. On sélectionne la (ou les) première(s) ligne(s) du tableau, et on appelle le menu "Tableau" "Titre". Les titres sont automatiquement reportés à chaque page.
Obtention
Générale
Menu "tableau".
En ce qui concerne les différents options du menu "tableau", ne pas hésiter à se servir du fichier d'aide. Voir le menu "aide" de Word ou l'article sur les fichiers d'aides.
Largeur des cellules
Sélectionner la (ou les) cellule désirée, puis aller dans le menu "Tableau" "Taille des cellules".
Bordure
Définition
Une bordure (ou encadrement) est un trait entourant du texte ou délimitant le cadre d'une ou plusieurs cellules d'un tableau.
Obtention
Menu "Format" "Bordure", ou le bouton cadre.
Encadrement d'une cellule d'un tableau : Sélectionner d'abord la (ou les) cellule(s).
Encadrement d'un paragraphe entier : placer d'abord le curseur sur une des lignes du paragraphe.
Pour l'encadrement d'un texte à l'intérieur d'un paragraphe, voir le chapitre sur les champs.
Multicolonnage
Définition
Un multicolonnage, comme son nom l'indique, est le fait de mettre du texte sur plusieurs colonnes. On peut mettre sur plusieurs colonnes qu'une partie du texte ou tout le document.
Obtention
Menu "Format" "Colonne".
Passage forcé à la page suivante ou à la colonne suivante
Attention, l'erreur commise au départ est d'insérer plusieurs retours chariot. L'inconvénient de cette méthode est que si l'on a besoin d'insérer ou d'effacer du texte, cela risque de décaler d'autant le texte qui suit. Dans les pages suivantes, un texte sensé être au début d'une page (ou d'une colonne) risque de ne plus l'être.
Pour cela, il faut insérer un vrai saut de page ou de colonne (menu "Insertion" "Saut"). Comme cela, si l'on a à remanier le texte, on est sûr que le chapitre suivant restera en début de page ou de colonne.
Les entêtes et les pieds de pages
Définition
Les entêtes et les pieds de pages servent à placer du texte dans les marges du haut et du bas de la feuille. Leurs principales utilisations et de pouvoir y mettre des numéros de pages ou des commentaires devant se répéter à chaque page.
Numérotation des pages
Appeler le menu "Affichage" "Entête, pied de page".
Se placer dans le pied de page, insérer le signe #.
Disposition générale
Par défaut c'est toutes les pages qui reçoivent la création des entêtes et pieds de page. Aller d'abord dans le menu "Mise en page" :
Appeler le menu "Fichier" "Mise en page".
Dans le menu "Mise en page", aller dans la partie "disposition" "entête pieds de page".
Cocher l'option "Première page différente".
Puis se placer à un endroit quelconque du document à partir de la deuxième page pour créer ses entêtes et pieds de page.
On constate dans ce cas que les éléments insérés ne sont effectifs qu'à partir de la deuxième page.
Pour un document d'une certaine importance, un rapport ou un livre par exemple, cela permet de consacrer la première page au titre de la couverture.
Pour une lettre tenant sur plusieurs pages, en créant l'entête pied de page sur la première page, cela permet de ne porter des renseignements que sur la première page.
Obtention
Menu "Affichage" "Entête, pied de page".
À voir
Pour un numéro de page placé en pied de page par exemple, avant de modifier son allure générale (taille et police du caractère par exemple), voir le chapitre sur les styles de paragraphes.
Les notes
Définition
Les notes sont des informations complémentaires placées à part pour ne pas surcharger le document principal.
Les notes se rapportant au texte appelant peuvent être placé en bas de page ou toutes regroupées à la fin du document.
La numérotation des notes peut être automatique, ou manuel. En manuel on peut choisir son code d'appel de note.
Obtention
Menu "Insertion" "Note".
Les signets
Définition
Un signet est une marque. Le signet n'est pas imprimé car c'est un code qui sert uniquement de marqueur pour renvoyer par exemple le numéro de page où il se situe.
Utilité des signets
Le signet sert par exemple pour les tables de matières ou les renvois.
Dans votre document, vous mettez le texte "Voir annexe page 56...". Ultérieurement, pour diverses raisons vous remaniez votre document, vous insérez ou supprimez des pages. Il est évident que dans ce cas, il faut manuellement revoir tous les numéros de pages des renvois ; Ce qui est fastidieux et source d'erreurs et d'oublis.
Au lieu de saisir le numéro de page (56 dans notre exemple), il faut premièrement, placer des signets aux points où les articles se référent (menu "Edition" "Signet") ; puis, dans le document à la plage du nombre 56 (dans notre exemple), insérer un champ qui renvoi le numéro de page (catégorie "liaisons et renvois", champ renvoipage). Le champ à insérer sera ici le renvoi du numéro de page du signet.
(Voir l'article sur l'insertion des champs.)
Après un remaniement du document, il suffira de demander la mise à jour automatique des renvois.
Il en est de même pour la numérotation automatique d'une table des matières.
Exercice
Avant de passer au chapitre sur l'insertion des champs, entraînez-vous à créer des signets (sur un document sans importance, cela va de soi).
Placer d'abord le curseur à l'endroit où l'on désire un signet, puis le créer (menu "Edition" "Signet").
Puis une fois les signets créés, à l'aide du menu d'édition des signets, entraînez-vous à les supprimer et en rajouter.
La fonction "atteindre" signifie que le curseur va se placer sur le signet demandé.
Obtention
Menu "Edition" "Signet".
Insertion de champs
Définition
Un champ est un code permettant de renvoyer divers renseignements comme le numéro de page en cours ou celui d'un renvoi, la date et l'heure par exemple.
L'insertion d'un champ se fait par le menu "Insertion" "Champ". À l'appel du menu, une boîte de dialogue s'ouvre pour indiquer les différentes informations fournies. Cette boîte de dialogue est une aide à la création des insertions de champs. Ce qui évite de saisir manuellement tous les codes nécessaires.
Exemple d'application : Insertion d'une pagination en pied de page
Voir éventuellement le chapitre sur les entêtes et pieds de page.
Manipulations :
Par le menu "affichage" "en-tête et pied de page", se placer sur le pied de page.
Accéder au menu "Insertion" "Champ".
Dans la catégorie numérotation, sélectionner le champ page.
Valider par le bouton "OK".
Toutes les pages seront automatiquement numérotées.
Pour l'instant, on ne se préoccupe pas de la mise en page (à gauche, centré, à droite, en gras ou en italique par exemple) qui fait l'objet d'un autre chapitre.
Gestion manuelle des champs
Codes des touches
[Ctrl] [F9] Insertion manuelle d'un champ.
[Shift] [F9] Commutation affichage résultat - code champ.
[F9] Actualisation de l'affichage d'un champ après modification d'un document.
Pour créer manuellement un champ, appuyez simultanément sur les touches [Ctrl] et [F9]. À l'intérieur des accolades générées, on va placer le code du champ. Attention, ici ce ne sont pas de vrais accolades, il s'agit pour Word de codes indiquant qu'à l'intérieur il y a les directives du champ.
Pour l'exemple, on va insérer manuellement un champ qui va renvoyer le numéro de page du signet test. On suppose ici que l'on a déjà créé un signet test (voir la gestion des signets).
Manipulations :
Appuyez sur les touches [Ctrl] [F9]. Le curseur se trouve au milieu des accolades et le document est prêt à recevoir le code de champs.
Tapez le texte : renvoipage test. Test est ici le nom d'un des signets que l'on a créé. Ce qui donne : { renvoipage test }.
Sélectionnez tout le champ, tapez sur les touches [Shift] [F9].
Puis appuyez sur la touche [F9].
On constate que l'on a un numéro correspondant au numéro de page du signet test.
Si l'on retape sur les touches [Shift] [F9], on visualise le code de champs que l'on a saisit manuellement. Et en retapant encore une fois sur [Shift] [F9] on retrouve notre numéro de page.
Syntaxe générale d'un champ champ "donnée" \* directive }.
{
champ Instruction.
donnée La donnée à traiter.
directive Option.
Dans notre exemple précédent, l'instruction est "renvoipage" et la donnée "test".
Mise à jour automatique des renvois
Vous avez composé votre texte, placé les signets et des champs renvoyant les numéros de pages des signets.
Puis vous modifiez votre document, vous y insérez ou supprimez des pages. Dans notre exemple on insère un chapitre avant celui sur les signets ; le chapitre sur les signets se sera donc plus en page x. La pagination en est décalée.
Il va donc falloir demander la mise à jour automatique des renvois.
Pour cela, sélectionnez tout votre document, puis appuyez sur la touche [F9].
Puis retournez aux emplacements des renvois. Dans notre exemple "voir les signets en page x". Vous constaterez que le numéro de page a été automatiquement mis à jour.
Important :
Attention, si par mégarde vous supprimez un signet alors qu'un champ y fait encore référence, à la prochaine mise à jour ou chargement du fichier, le document va vous renvoyer un message d'erreur pour vous le signaler.
Par curiosité, faites volontairement ce type d'erreur pour voir ce qui se passe (sur un document sans importance, cela va de soi).
Directives de champs
Conversion majuscules/minuscules
Les instructions de conversion majuscules/minuscules permettent de spécifier si les caractères d'un résultat doivent apparaître en majuscules ou en minuscules.
Première lettre de chaque mot en majuscule :
Exemple : { citer "ceci est un exemple." \* initialesmaj }.
Résultat : Ceci Est Un Exemple.
Uniquement la première lettre de tout le texte en majuscule :
Exemple : { citer "ceci est un exemple." \* premieremaj }.
Résultat : Ceci est un exemple.
Tout en minuscule.
Exemple : { citer "ceci est un exemple." \* minuscule }.
Résultat : ceci est un exemple.
Tout en majuscule
Exemple : { citer "ceci est un exemple." \* majuscule }.
Résultat : CECI EST UN EXEMPLE.
Conversion de dates
Jour de la semaine et mois en toute lettre
Exemple : { citer "10/02/1964"\@ "jjjj j MMMM aaaa" }
Résultat : lundi 10 février 1964
Pour les autres formats de date, voir menu "insertion" "champ" "date" "option".
Conversion numérique
Des directives permettent de contrôler la présentation des nombres.
Convertir un nombre en toute lettre :
Exemple : { citer "32" \*TexteCard }
Résultat : trente-deux
Convertir un nombre en chiffre romain :
Exemple : { citer "32" \* romain }
Résultat : xxxii
Exemple : { citer "32" \* Romain }
Résultat : XXXIII
Attention à la subtilité entre romain et Romain. Si au moins la première lettre de Romain est en majuscule, le nombre romain résultant se retrouve en majuscule.
Autres directives
Menu "Insertion" "Champ", catégories intéressantes à voir : Date et heure, équations et formules, liaisons et renvois et résumé.
Ne pas hésiter à consulter les aides de Word par la touche [F1] quand on se trouve dans le menu d'insertion de champ.
Il y a d'autres champs concernant le mailing, voir le chapitre sur la Fusion et le publipostage.
Combinaisons de champs
Et pour les cracks, à l'intérieur d'un champ on peut incruster un autre champ.
Exemple
On veut un champ qui nous transforme le nombre 64 en Soixante-Quatre.
Manipulations :
Appuyez deux fois sur les touches [Ctrl] [F9], cela insère un champ à l'intérieur d'un autre. À l'affichage, cela donne : { { } }.
Puis compléter ces deux insertions de champs comme ceci : { citer { citer "64" \*TexteCard } \*initialesmaj }
Sélectionner le tout puis appuyer sur la touche [F9].
Appuyez sur les touches [Shift] [F9] pour voir le résultat.
Résultat : Soixante-Quatre
Liaisons
Dans un tableau il y a un total et quelques lignes plus loin, on désire insérer ce total en toute lettre.
Manipulations :
Sélectionner le nombre.
Nommer le nombre par un signet (menu "Edition" "Signet").
À l'endroit où l'on désire mettre le nombre en toute lettre, placer le champ suivant { =nomsignet \*TexteCard }. La variable nomsignet représente le nom du signet.
Important : Pour les nombres à virgules, répéter la manipulation pour le nombre entier et la partie décimale.
L'intérêt de cette manipulation est que si l'on modifie le nombre, la partie en toute lettre est automatiquement mise à jour au prochain chargement du fichier ou en sélectionnant le champ et en appuyant sur la touche [F9].
Fusion et publipostage
Définition
Le mailing (ou fusion et publipostage) est la technique consistant à fusionner un modèle de document à chacune des fiches d'une base de données.
Pour une lettre à envoyer à plusieurs personnes par exemple, cela permet un gain de temps et d'espace mémoire dans le sens où l'on évite de dupliquer le document autant de fois que nécessaire. C'est Word qui se charge d'imprimer la lettre pour chacune de ces personnes en y insérant leurs adresses.
L'autre avantage est que l'on peut traiter la base de données sous Excel pour en faire des statistiques par exemple (technique des tableaux croisés dynamiques par exemple).
Exemples d'applications : convocations de plusieurs centaines (ou milliers) de candidats à un concours ou un examen et gestion des notes (si l'on utilise conjointement Excel).
Comme nous le verrons, la technique des champs permet même la personnalisation automatique du modèle de document à chacune des personnes. À ce sujet, voir d'abord le chapitre sur l'insertion des champs avant d'aborder cette partie.
Création des documents de base
Il faut donc distinguer deux documents, le modèle de document et la base données.
Sous Word, la base de données est sous forme d'un tableau. Chaque ligne représente une fiche. La première ligne est consacrée aux titres des champs. Dans les titres, il ne doit pas y avoir d'espace ni aucun signe de ponctuation.
Exemple d'une base de données :
titre |
nom |
prénom |
adresse |
cp |
ville |
tél |
Mme |
DUPOND |
Justine |
97 rue de l'excellent tableur |
98000 |
EXCEL |
88.88.88.88.88 |
M. |
DUPONT |
Toto |
95 rue du système d'exploitation |
98500 |
WINDOWS |
00.00.00.00.00 |
M. |
DURAND |
Paul |
43 avenue du texte |
99999 |
WORD |
99.99.99.99.99 |
Dans un deuxième temps, on construit le modèle (une lettre ou un bordereau d'envoi par exemple).
On se retrouve avec deux fichiers, le modèle et la base de données.
Fusion
La fusion, comme son nom l'indique, consiste à fusionner le modèle et la base de données.
Opérations à effectuer pour la fusion :
Chargement du modèle.
Menu "Outils" "Fusion et publipostage".
Cliquer sur le bouton "Créer".
Cliquer sur le bouton "Fenêtre active".
Cliquer sur le bouton "Obtenir les données".
Sélectionner l'option "Ouvrir la source de données".
Cliquer sur le bouton "Modifier le document principal".
Le modèle est prêt à recevoir les champs.
En cliquant sur le bouton "Insérer champ de fusion", on reconnaît les titres de champs de la base de données. Dans le modèle, placer de cette façon les titres de champs.
Puis sauvegarder le tout.
Dans la liste des boutons, du côté droit il y a deux boutons, "Fusionner vers document" et "Fusionner vers imprimante". Comme leurs noms l'indiquent, ces deux boutons servent à fusionner le modèle et la base de données soit vers un document, soit directement à l'imprimante.
Les champs
Voir d'abord la gestion manuelle des champs.
Dans le modèle, sélectionner un ou plusieurs champs de fusion, puis appuyer sur les touches [shift] [F9] pour visualiser les codes générés.
Pour le champ ville par exemple, cela donne le champ { CHAMPFUSION ville }.
Combinaisons de champs
Test
Test, en fonction du contenu d'un champ, on peut insérer un commentaire. Exemple :
Dans la base de données (sous forme de tableau si elle est créée sous Word), prévoir un champ sexe contenant M (pour masculin) ou F (pour féminin).
Dans le modèle de docume, le champ { si { CHAMPFUSION sexe } = "M" "Monsieur" "Madame" } ajoute Monsieur si c'est M sinon c'est l'intitulé Madame qui est inséré.
Autre exemple d'utilité : On annonce à quelqu'un la bonne nouvelle qu'il a obtenu son permis de conduire. On va donc mettre une formule du genre "nous avons le plaisir de vous annoncer que vous avez été admis aux tests de qualification". Juste après le mot admis, on ajoute le champ { si { CHAMPFUSION sexe } = "F" "e" }. L'astuce ? Si l'on écrit à une femme, cela rajoutera le e du féminin à admis. Dans le texte généré par la fusion, on aura donc la formule "...vous avez été admise aux tests...". Ce qui permet de personnaliser la lettre.
Majuscule
Le champ { citer { CHAMPFUSION ville } \* initialesmaj } met la ville en minuscule avec la première lettre des mots en majuscules.
